Képzelt riport egy középvállalkozás marketing vezetőjével.

- Hogyan érzett rá a WCMS és ECMS közti különbségre?

- Az úgy volt, hogy 1998-ben indítottuk el vállalkozásunk internetes oldalát. A rákövetkező években egyre több üzleti partnerünk lett és felmerült az igény, hogy folyamatos kapcsolatban legyünk velük. Így számukra online is elérhetővé váltak az üzletvitelükhöz nélkülözhetetlen dokumentumok, a szerződésminták, szabályozások vagy termékleírások, tudja. Ehhez az extranetes portálhoz újabb portált, adatbázist és adminisztrációs felületet kellett építenünk. Várjon egy pillanatot... WCMS, ECMS, WCMS, ECMS.

- Ezt miért mondta?

- Csak a Google miatt. Szóval, vállalkozásunk növekedésével ugrásszerűen megemelkedett munkavállalóink létszáma is, így a belső kommunikációhoz is szükségünk lett egy újabb felületre, intranetes hálózatra. Kezdhettük elölről, az eddigi megoldást alkalmazva kénytelenek voltunk egy újabb különálló rendszert felépíteni a belső hírekhez, szabályozásokhoz, közös dokumentumtárhoz, tudásbázishoz, miegyebekhez.

- Nem vált ez így túl kaotikussá?

- Ó, dehogynem. Hamarosan átláthatatlanná és nehezen kezelhetővé váltak az anyagaink. A három különálló kommunikációs csatorna feltöltése, kezelése és adminisztrálása már háromszor annyi időt vett igénybe, ráadásul lehetetlenné vált az egységes arculat betartása is. Hiába töltöttük fel a tartalmat külön-külön, azok sehol sem úgy jelentek meg, ahogy akartuk. Egy marketinges kolléga kezelte az internetes oldalt, az intranetet és az extranetet pedig egy informatikusra bíztuk. Az ő munkájuk összehangolása reménytelen feladatnak bizonyult.  Míg a marketinges szigorúan betartotta az arculati kézikönyv szabályait, addig informatikusunk kizárólag a rendszerek zökkenőmentes működtetésére koncentrált. Így persze nem csoda, hogy a három különálló webes kommunikációs csatornánk nem tudta ugyanazt a szakmai színvonalat produkálni. Valahol az arculat nem stimmelt, máshol a tartalom nem volt pontos, és éreztük, hogy hamar megoldást kell találnunk erre a problémára. Webes megoldásaink hatékonysága egyszerűen nem tudott lépést tartani az üzletmenettel. Érti?

- És mi lett a megoldás erre a problémára?

- Várjon, várjon. Ki kellett másznunk ebből a csapdából. Mondtam is az ügyvezetőnknek, Tibi, ki kell másznunk ebből a csapdából, portal engine -ből is megárt a sok. Alaposan körbenéztünk a piacon, mert éreztem, hogy kell lennie olyan megoldásnak, ami mindezt egyszerre és egyszerűen tudja kezelni. Nem tudtam elképzelni, hogy ez csak nálunk jelent problémát. Egy volt kollégámnak elpanaszoltam a bajomat és ő mondta, hogy náluk ez már rég meg van oldva. ECMS. Ennyi a titok.

- ECMS?

- Ha mondom. Amióta ECMS -t használunk, nem kell három külön portált üzemeltetni, külön adminisztrációs felülettel. Nincs kavarodás, mert mindig, mindenhonnan elérhetők a legfrissebb dokumentumok. Nem kell háromszor ugyanazt a tartalmat feltölteni négyféle felületre. Időt, pénzt spórolunk, partnereink, ügyfeleink elégedettek, nincs semmiféle tartalmi káosz. Sőt!

- Sőt?!

- Sőt, az ECMS lehetőséget biztosít arra, hogy ha a jövőben még ezeken felül is akarunk fejleszteni (pl. hírlevelet, PDA-tartalmakat, akár képújságot) akkor sincs akadálya, nem kell hozzá újabb és újabb portál motorokat venni. Bárcsak, hamarabb ráleltem volna erre a megoldásra. De jöjjön, ha van egy kis ideje, meg is mutatom.